(atualizado em 12 de julho de 2010)
Disseminação do Processo de Aquisição de Software
A Associação para Promoção da Excelência do Software Brasileiro – SOFTEX, coordenadora do programa mobilizador MPS.BR – Melhoria de Processo do Software Brasileiro, apresenta neste COMUNICADO oportunidades que podem ser aproveitadas como forma de disseminar o Processo de Aquisição de Software, tendo como partes diretamente envolvidas a SOFTEX, os Agentes SOFTEX, as Instituições de Consultoria de Aquisição (ICA) e os Consultores de Aquisição (CA) do MPS.BR.
1. Processo de Aquisição de Software
Uma das finalidades do Processo de Aquisição do MPS.BR é orientar as organizações que adquirem Software e Serviços Correlatos (S&SC), por meio de um processo de aquisição onde são descritas as atividades e tarefas fundamentais para a garantia da qualidade do processo de contratação e dos respectivos produtos e serviços entregues pelo fornecedor. Desta forma, atende a um mercado que movimenta um grande volume de investimentos de organizações públicas e privadas que, notadamente, não conseguem obter resultados satisfatórios nos seus projetos de aquisição de S&SC, frustrando-se em aspectos tais como atendimento a necessidades, prazos, custos e qualidade. O Processo de Aquisição de Software pretende, também, ser um importante elemento indutor de melhorias de processos em organizações fornecedoras, objetivo fundamental do Modelo MPS e do Programa MPS.BR, à medida que aumentem as exigências nas relações contratuais entre adquirentes e fornecedores de S&SC.
A especificação do Processo de Aquisição está publicada no Guia de Aquisição do MPS.BR e, seguindo as diretrizes do Programa MPS.BR, está em conformidade com a definição de uma norma internacional, a ISO/IEC 12207 – Processos do Ciclo de Vida do Software e é consistente com o Modelo de Referência do Modelo MPS (MR-MPS). Este Processo de Aquisição é perfeitamente ajustado para aquisições de produtos de prateleira comercialmente disponíveis (pacote de software), de produtos de software personalizados ou de um domínio específico, tanto por instituições privadas como por instituições públicas.
Este processo compreende todo o ciclo de vida de aquisição de S&SC, contemplando as atividades de Preparação da aquisição, Seleção do fornecedor, Monitoração do fornecedor e Aceitação pelo cliente. Deste modo, estabelece ações a serem desenvolvidas nas atividades preliminares de identificação de necessidades e definição da estratégia da aquisição, na seleção de fornecedores, no acompanhamento de toda a execução contratual até a aceitação final do S&SC. Este ciclo de vida determina a necessidade da participação de especialistas em aquisição de S&SC, como um fator decisivo para o sucesso de projetos de aquisição, representando uma real oportunidade de atuação para as Instituições de Consultoria de Aquisição (ICA) e os Consultores de Aquisição (CA) do MPS.BR.
2. Objetivo do COMUNICADO
Como o foco principal de atuação do MPS.BR está relacionado às organizações desenvolvedoras de software, nota-se uma expressiva evolução desta área, com a criação e firme atuação das Instituições Avaliadoras (IA), Instituições Implementadoras (II) e Instituições Organizadoras de Grupos de Empresas (IOGE), que vêm repercutindo muito positivamente nos resultados do MPS.BR. Por outro lado, a área de aquisição ainda requer que sejam demandadas ações visando a aproveitar as oportunidades existentes em função da dimensão do mercado envolvido.
Neste sentido, visando aumentar a difusão do Processo de Aquisição de Software, na Reunião do CGP – Conselho de Gestão do Programa MPS.BR, realizada em Campinas em 20OUT2009 constatou-se a necessidade da SOFTEX em 2010 (ver Planejamento MPS.BR 2010):
• incrementar a oferta tanto de cursos oficiais (C4) do MPS.BR, seja regulares, seja “in house”, quanto de cursos especiais na área de Aquisição;
• estreitar relações visando à disseminação do Processo de Aquisição do MPS.BR, tanto indiretamente através dos Agentes SOFTEX, quanto diretamente através de ações conjuntas da SOFTEX com instituições tais como ABEP, ASBEMI, FEBRABAN e SUCESU;
• atualizar tanto o COMUNICADO 12/2006 quanto o COMUNICADO 03/2008.
O objetivo geral deste COMUNICADO é ampliar a disseminação deste Processo de Aquisição de Software. Alguns objetivos específicos deste COMUNICADO incluem:
• intensificar as oportunidades de divulgação da potencialidade de uso do processo de aquisição em organizações públicas e privadas que investem em aquisição de S≻
• abrir oportunidades de atuação junto a estas organizações, estimulando o mercado para Instituições de Consultoria de Aquisição (ICA) e para Consultores de Aquisição (CA) gerando, conseqüentemente, uma grande motivação para formação de novos Consultores de Aquisição (CA) e criação de novas ICA;
• criar oportunidade de viabilização de negócios para os Agentes SOFTEX no mercado de aquisição de S≻
• realizar ações conjuntas da SOFTEX com instituições tais como ABEP, ASBEMI, FEBRABAN e SUCESU visando a difusão do Processo de Aquisição do MPS.BR;
• ampliar os resultados da SOFTEX com as atividades relacionadas ao processo de aquisição (mais cursos, mais consultores, mais referências de uso do processo, etc);
• melhorar os resultados obtidos nos projetos de aquisição de S&SC conduzidos por organizações públicas e privadas do Brasil.
3. Incremento do treinamento no Processo de Aquisição de Software
Visando aumentar a disseminação do Processo de Aquisição de Software será incrementado o treinamento nesta área com a oferta tanto de cursos e provas oficiais (C4 e P4) quanto de cursos especiais.
3.1. Cursos oficiais (C4), abertos ou sob encomenda (“in house”), ofertados tanto diretamente quanto indiretamente em conjunto com Agentes SOFTEX. Desde 1994, a SOFTEX/MPS.BR oferta regularmente o seguinte curso oficial C4:
Curso oficial: C4 – Melhoria do Processo de Aquisição (16h). Este curso oficial do MPS.BR foi criado como um instrumento fundamental para disseminar os diversos aspectos relacionados no Processo de Aquisição do MPS.BR, segundo uma abordagem relacionada à Engenharia de Software. Assim sendo, questões como especificação de requisitos (incluindo requisitos de sistema, funcionais, de qualidade e de projeto), critérios de seleção de fornecedores (considerando qualidade de processo e de produtos), forma de monitoração do projeto, avaliação de qualidade visando aceitação do software e serviços correlatos são aspectos tratados ao se detalhar as atividades de: Preparação da Aquisição, Seleção do Fornecedor, Monitoração do Fornecedor e Aceitação pelo Cliente. O curso, através de sua dinâmica, possibilita a análise de diversas situações práticas que ocorrem em projetos de aquisição, estimulando intensa interação da turma. Os participantes deste curso oficial (C4) terão também a oportunidade de entender a aplicação do Processo de Aquisição através de exercícios práticos, realizados por grupos heterogêneos, onde as diferentes experiências são compartilhadas durante a solução do problema proposto.
3.2. Cursos especiais abertos relacionados ao processo de Aquisição de Software serão ofertados pela SOFTEX/MPS.BR a partir do 2º semestre 2010 tanto diretamente quanto indiretamente em conjunto com Agentes SOFTEX, tais como:
3.2.1. Curso especial: Requisitos para Aquisição de Software (8h). O curso especial de Requisitos para Aquisição de S&SC tem como objetivo orientar seus participantes para identificar e especificar os requisitos envolvidos num processo de aquisição de software e serviços correlatos. Analisa diversas alternativas de aquisição, tais como aquisição de software sob encomenda, de fábrica de software, de pacotes de software, bem como os diferentes tipos de requisitos envolvidos nestas categorias, incluindo requisitos do sistema, de projeto, do software, de qualidade, de manutenção, de implantação, entre outros. Além do tratamento dos conceitos relacionados à especificação de requisitos e às modalidades de aquisição, são avaliadas situações reais e típicas em projetos de aquisição, oferecendo ao participante um aprendizado totalmente aderente às situações vividas no do dia-a-dia de aquisições de software e serviços correlatos. Conteúdo programático: 1. Visão geral do Processo de Aquisição do MPS.BR; 2. Tipos de aquisição de Software e Serviços Correlatos (S&SC); 3. Estabelecendo a necessidade da aquisição; 4. Categorias de requisitos envolvidos numa aquisição de S≻ 5. Especificando requisitos para aquisição de S≻ 6. Revisando requisitos; 7. Requisitos e os diferentes tipos de aquisição.
3.2.2. Curso especial: Seleção de Fornecedores de Software (8h). O curso especial de Seleção de Fornecedores de Software e Serviços correlatos (S&SC) tem como objetivo orientar os seus participantes a selecionar fornecedores que sejam os mais adequados a cada tipo de projeto de aquisição. Analisa diversas alternativas de aquisição, tais como aquisição de software sob encomenda, de fábrica de software, de pacotes de software e as alternativas para a seleção de fornecedores. Avalia as formas de seleção de fornecedores nas modalidades de licitação por técnica e preço e por pregão eletrônico. Além do tratamento dos conceitos relacionados à definição de critérios para a seleção de fornecedores de S&SC, são avaliadas situações reais e típicas em projetos de aquisição, oferecendo ao participante um aprendizado totalmente aderente às situações vividas no do dia-a-dia de aquisições de software e serviços correlatos. Conteúdo programático: 1. Visão geral do Processo de Aquisição do MPS.BR; 2. Tipos de aquisição de Software e Serviços Correlatos (S&SC); 3. Critérios gerais para seleção de fornecedores; 4. Seleção por processo utilizado pelos fornecedores; 5. Seleção por comparação de produtos; 6. Outros critérios de seleção técnica; 7. Estabelecendo pontuação para as características técnicas; 8. Os critérios de seleção e o impacto nos preços; 9. Licitação por técnica e preço versus pregão eletrônico.
3.2.3. Curso especial: Definição de Critérios para Aceitação de Software (16h). O curso especial de Definição de Critérios para Aceitação de Software tem como objetivo orientar os seus participantes em relação à aceitação dos artefatos e o produto de software final gerados durante o projeto de desenvolvimento. O conteúdo do curso divide-se em duas partes: i) apresentação de conceitos, modelos, técnicas e critérios de qualidade recomendados para realizar a avaliação da qualidade dos principais artefatos e do produto de software gerados em um projeto e; ii) realização de exercícios práticos para aplicação das técnicas e critérios para avaliar a qualidade dos artefatos de acordo com os requisitos especificados e com as funções do software implementadas e entregues pelo fornecedor. Dessa forma, espera-se que os participantes aprendam avaliar a qualidade dos artefatos à medida que os mesmos forem elaborados e entregues por meio de uma ordem de serviço, aberta pela contratada ao fornecedor. A avaliação da qualidade e da conformidade dos artefatos aos requisitos especificados é fundamental para garantir a qualidade do produto de software final e satisfação do cliente. Conteúdo programático: 1. Visão geral do processo de garantia da qualidade; 2. Integração desse processo com o Processo de Aquisição do MPS.BR; 3. Modelo de qualidade de software; 4. Principais técnicas adotadas para avaliação da qualidade de artefatos e produtos de software; 5. Critérios de avaliação da qualidade de artefatos e produtos de software; 6. Realização de exercícios práticos para aplicação das técnicas e critérios apresentados.
3.2.4. Curso especial: Contratação de Serviços de TI para Órgãos Públicos (40h). O curso especial sobre o Processo de Contratação de Serviços de TI para Órgãos Públicos tem como objetivo orientar os seus participantes em relação ao planejamento, seleção e gestão de contratos para subsidiar o atendimento das diretrizes estabelecidas na IN 04/SLTI/MP/2008 e legislação pertinente. Serão apresentadas a IN 04, uma visão geral do planejamento de TI, o processo de contratação de serviços de TI para órgãos públicos PDTI e exemplos de termos de referência elaborados por organizações públicas. Conteúdo programático: 1. Visão geral da IN 04/SLTI/MP/2008; 2. Planejamento de TI; 3. Planejamento da contratação; 4. Seleção do fornecedor; 5. Gestão do contrato; 6. Aplicação prática do planejamento da contratação.
3.2.5. Curso especial: IN 04/SLTI/MP/2008 e PDTI – Plano Diretor de Tecnologia da Informação (16h). O curso especial de Elaboração do Plano Diretor de Tecnologia da Informação tem como objetivo orientar os seus participantes em relação à elaboração de um PDTI de forma alinhada aos objetivos estratégicos da organização para subsidiar o atendimento das diretrizes estabelecidas na IN 04/SLTI/MP/2008. Serão apresentadas a IN 04, um processo de elaboração de PDTI e exemplos de melhores práticas adotadas em organizações públicas. Conteúdo programático: 1. Visão geral da IN 04/SLTI/MP/2008; 2. Apresentação do processo de elaboração do PDTI; 3. Exemplos de PDTI; 4. Realização de exercícios práticos para aplicação do processo apresentado.
3.3. Cursos especiais sob encomenda dando ênfase nas questões definidas como prioritárias para o contratante podendo, inclusive, ter a carga horária ajustada à necessidade específica. Este curso é típico para ser tratado como um curso “in-house” para uma única organização ou para organizações que tenham problemas afins
4. Aumento da disseminação do Processo de Aquisição de Software
A partir do 2º semestre de 2010, a SOFTEX/MPS.BR deverá contribuir para aumentar a disseminação do Processo de Aquisição de Software por meio de ações tais como:
4.1. Divulgação do Processo de Aquisição de Software, do Programa MPS.BR, e do Modelo MPS, por meio de ações diretas da SOFTEX, para dirigentes de instituições tais como ABEP, ASBEMI, FEBRABAN e SUCESU;
4.2. Oferta de cursos especiais com conteúdos preparados para públicos de instituições como ABEP, ASBEMI, FEBRABAN, SUCESU, Governos estaduais, Governos municipais, Associações de Classe, entre outros. A organização e ementa do curso podem ser feitas em conjunto com estas instituições, montando-se um programa de formação levando em conta os seus interesses específicos. A principal dificuldade na implementação desta linha de negócios é a ação mercadológica, visando atingir ao público alvo. A estratégia de atuação via Agentes SOFTEX, complementada por uma ação direta da SOFTEX nas associações de classe como ABEP, ABEMI, FEBRABAN, SUCESU e outras, pode ser uma forma de se atingir o sucesso esperado
4.3. Revisão deste COMUNICADO 03/2008.
5. Aprimoramento da oferta de serviços de consultoria em Aquisição de Software
A partir do 2º semestre de 2010, a SOFTEX/MPS.BR deverá contribuir para aprimorar a oferta de serviços de consultoria em Aquisição de Software por meio de ações tais como:
5.1. Revisão do COMUNICADO 12/2006 visando aprimorar a oferta de serviços de Consultoria de Aquisição de Software, por meio do credenciamento de Instituições de Consultoria de Aquisição (ICA), nos moldes das Instituições Implementadoras (II), e do aperfeiçoamento dos requisitos para habilitação dos Consultores de Aquisição (CA).
5.2. Estímulos à oferta de serviços de Consultoria de Aquisição de Software que embutam cursos “in house”, oficiais e/ou especiais, para dar uma base conceitual e explorar situações práticas de interesse do contratante, dando oportunidade ao contratante de homogeneizar conhecimentos a respeito do processo de aquisição além de tratar com os interessados e o instrutor/consultor de aspectos específicos que sua organização tenha interesse ou esteja tratando em casos reais. Dentre outros, destacam-se os seguintes serviços de Consultoria de Aquisição de Software:
5.2.1. “Start-up” de projetos de aquisição de S&SC
Trabalho de consultoria (tipicamente, um trabalho inicial e de curta duração) a organizações que pretendam adquirir S&SC, de modo a ampliar suas possibilidades de sucesso neste empreendimento. A abordagem deste trabalho envolve a realização de atividades num tempo concentrado, e orientadas por uma metodologia, baseada no Processo de Aquisição do MPS.BR, que permite avaliar diversos aspectos envolvidos na aquisição de S&SC, estabelecer ações e atividades a serem empreendidas e orientar os técnicos da organização que estejam envolvidos no projeto. As atividades previstas neste trabalho contemplam:
• Treinamento resumido sobre o Processo de Aquisição do MPS.BR;
• Análise das necessidades da aquisição;
• Análise do contexto da organização adquirente;
• Identificação de alternativas para a aquisição;
• Identificação dos S&SC a serem contratados;
• Definição das características básicas da contratação (seleção, monitoração, produtos intermediários, avaliação);
• Identificação de aspectos gerais esperados (preço, qualidade, prazo, esforço, segurança);
• Identificação de características fundamentais a serem consideradas na pontuação e seleção;
• Caracterização de papéis esperados do adquirente e fornecedor;
• Análise preliminar de riscos envolvidos;
• Definição de aspectos a serem considerados na especificação de requisitos;
• Elaboração do plano inicial do projeto de aquisição (atividades, recursos, prazos, resultados).
5.2.2. Consultoria em projetos de aquisição
Trabalho de consultoria ao longo dos projetos de aquisição, conduzidos por organizações públicas e privadas com orientação do Processo de Aquisição do MPS.BR. Este trabalho contempla as atividades previstas no trabalho de start-up de projetos de aquisição, estendidas pelas demais atividades previstas no processo de aquisição, assegurando um permanente alinhamento da equipe de projeto da organização contratante aos objetivos do projeto e à execução das melhores práticas.
5.2.3. Personalização/”customização” do processo de aquisição
Trabalho de consultoria para a implementação de um processo de aquisição numa organização pública ou privada, baseada no Processo de Aquisição do MPS.BR, levando em conta as características do contexto da organização contratante. Uma possível abordagem para este trabalho inclui as seguintes atividades de consultoria:
• elaborar o Plano de Trabalho, em comum acordo com os envolvidos, e promovendo as revisões que se fizerem necessárias;
• avaliar o processo atual e as demais variáveis de contexto percebidas, em conjunto com os envolvidos;
• orientar a identificação das premissas e características fundamentais do novo processo, levando em conta os dados reconhecidos e o Processo de Aquisição do MPS.BR;
• elaborar um design básico do novo processo que defina atividades, ferramentas de apoio e artefatos a serem produzidos;
• avaliar, em conjunto com a equipe do contratante, a necessidade de treinamento para o desenvolvimento do trabalho;
• revisar e acompanhar a evolução dos artefatos produzidos pela equipe do contratante (especificação de processos, definição de ferramentas, templates de uso comum, requisitos comuns para os S&SC de aquisição etc.);
• revisar os produtos finais gerados no projeto de personalização.
5.2.4. Consultoria na monitoração da execução de contratos de aquisição de S&SC
Trabalho de consultoria específico para as atividades relacionadas à monitoração que deve ocorrer durante a execução de contratos de aquisição. Este trabalho poderá ser executado, inclusive, em contratos que se encontrem andamento, mesmo que sejam originados de projetos de aquisição que não tenham seguido o Processo de Aquisição do MPS.BR. Envolve atividades tais como:
• Apoiar o processo de comunicação entre o adquirente e fornecedor;
• Apoiar as atividades de inspeções programadas, visando à identificação do desempenho do fornecedor ao longo do projeto;
• Apoiar as atividades de monitoração de progresso do projeto, contemplando a avaliação de atendimento de requisitos e dos custos, prazos, qualidade, riscos, entre outros;
• Apoiar as atividades de gestão das alterações que venham ser necessárias ao projeto;
• Apoiar o processo de gestão de problemas que venham a ocorrer durante o projeto.
5.2.5. Consultoria em etapas específicas de projetos de aquisição de S&SC
Trabalhos de consultoria também poderão desenvolvidos em atividades específicas dos projetos de aquisição, agregando valor em situações críticas do projeto, tais como, elaboração do plano de aquisição, definição de critérios para seleção de fornecedores, avaliação de propostas, elaboração de contrato, especificação de requisitos, avaliação de produtos, aceitação final, entre outras.
